Dlaczego nie jest mi potrzebny GZEAS? Fragment artykułu pt. "Mam dość" ("DS 4/224) Teraz trochę teorii Z góry zaznaczam, że niewiele, wszak piszę dla profesjonalistów, ale w celu jasności wywodu potrzebne są pewne przypomnienia. Jak wszystkim (?) wiadomo, organ prowadzący szkołę jest odpowiedzialny za jej działalność. Do ustawowych obowiązków należą(art.5ust.7UoSO): ü zapewnienie warunków działania szkoły, w tym bezpiecznych i higienicznych warunków nauki, wychowania i opieki, ü wykonywanie remontów obiektów szkolnych oraz zadań inwestycyjnych w tym zakresie, ü zapewnienie obsługi administracyjnej, finansowej i organizacyjnej szkoły, ü wyposażenie szkoły w pomoce dydaktyczne i sprzęt niezbędny do pełnej realizacji programów nauczania, programów wychowawczych, przeprowadzania egzaminów, sprawdzianów oraz wykonywanie innych zadań statutowych. Jak wynika z powyższego, zapewnienie obsługi administracyjnej szkoły należy do zadań, które organ prowadzący jest zobowiązany (czyli –zgodnie z prawną i znaczeniową interpretacją) musi realizować. Co wchodzi w zakres obsługi administracyjno-organizacyjnej? Z całą pewnością następujące zadania: ü prowadzenie wszystkich spraw dotyczących wynagrodzeń osobowych, ü dokonywanie zakupów (i wszystkich związanych z tym procedur), ü prowadzenie spraw związanych z opłatami, umowami, zleceniami (np. energia, opał, nieczystości, telefony, poczta, naprawy), ü ubezpieczenia (budynku, sprzętu, pracownicze). I –co chyba oczywiste dla każdego zdrowo myślącego – obowiązek prowadzenia powyżej wymienionych spraw przez organ prowadzący oznacza również księgowość (a nie wyłącznie księgowość, jak zdają się rozumieć niektóre samorządy). W celu realizacji powyższych zadań organ prowadzący może utworzyć jednostkę obsługi ekonomiczno-administracyjnej szkół lub zlecić je szkołom i placówkom z jednoczesnym zapewnieniem środków (kadr) na obsługę (art.5pkt. 9 UoSO). Wariant pierwszy-wspólna obsługa szkół (tzw. zespoły obsługi szkół, biura obsługi szkół) dominuje w gminach wiejskich, szkoły miejskie z reguły mają własną księgowość, kadry, sekretariaty. Jest to ze wszech miar zrozumiałe, biorąc pod uwagę (nie)wielkość wiejskich szkół w porównaniu do miejskich. Ale przecież nie zawsze wiejska = mała. I tu zaczyna się problem, mówiąc precyzyjnie, tu się zaczyna mój problem. Zespół w gminie, a ty dyrektorze biegaj... Gmina, w której mam przyjemność od ponad 20 lat mieszkać i pracować, nie należy do małych, biednych i położonych na końcu świata. Wręcz odwrotnie: jest jedną z największych w województwie, na jej terenie jest sporo zakładów przemysłowych, a do wojewódzkiego miasta rzut beretem. Problem obsługi placówek oświatowych (trzy gimnazja połączone w zespoły z podstawówką, trzy szkoły podstawowe i przedszkole) rozwiązano tworząc gminny zespół obsługi na czele z dyrektorem, któremu podlega 9 pracowników (6,5 etatu administracji i 2 x 0,5 etatu - obsługa). Sześć pań zajmuje się sprawami finansowymi, jedna – na pół etatu - to kadrowa. Jak wygląda w praktyce obsługa placówek oświatowych? Aby nie zanudzić Państwa Czytelników, ograniczę się do kilku przykładów. Przykład I: Zatrudnienie nowego pracownika. Co robię ja i/lub sekretarka w szkole: zbieranie ofert, sprawdzanie wiarygodności dokumentów, wstępna analiza, prowadzenie rozmów z kandydatami, przygotowanie „na brudno” umowy i wysłanie tejże przez posłańca (czyt. woźną, konserwatora) do gminy. Pani kadrowa: przygotowuje umowę w wersji „na czysto” w 5 egzemplarzach i wkłada do teczki z pismami do mojej placówki, skąd odbiera je posłaniec ze szkoły. Ja lub sekretarka: opieczętowanie wszystkich egzemplarzy, podpisanie, podzielenie: dla pracownika, do gminy (przekazanie przez posłańca), do teczki z umowami, do akt osobowych. Założenie teczki akt osobowych, dopilnowanie wszystkich dokumentów i spraw typu: kwestionariusz osobowy, orzeczenie lekarskie, wniosek o zasiłek mieszkaniowy, szkolenie bhp, wciągnięcie do rejestru pracowników, wydanie legitymacji ubezpieczeniowej. Oczywiście nie piszę tu o wszystkich innych zadaniach związanych z przyjęciem nowego pracownika (np. przydzielenie opiekuna stażu, zatwierdzenie planu rozwoju), bo są to niewątpliwie zadania dyrektora. Przykład II: Zakup odzieży roboczej. Wicedyrektor: Przygotowanie regulaminu z zasadami przydziału: co, komu, na jaki okres, za jaką kwotę, na jakich zasadach. Sprawdzenie: co, komu, kiedy przysługuje. Przekazanie informacji zainteresowanym. Ustalenie zasad zakupu: indywidualnie czy grupowo, przelewem czy za gotówkę. (Można hurtem kupić fartuchy do kuchni płacąc przelewem, ale już z butami dla wuefistów tak się nie da). Opisanie rachunku, zapis w kartotece odzieży roboczej. Przekazanie rachunku do gminy. Pani księgowa: dokonuje procedury przelewu, księguje w odpowiednich księgach. Wicedyrektor: Jeżeli zakup był za gotówkę, to odbiera w gminie pieniądze i przekazuje je odpowiedniemu pracownikowi. Przykład III: Zakupy gotówkowe (np. baterie, nieosiągalny w hurtowni specyfik do tablic białych, struny do gitary, część do procesora, płyta, zestaw dłutek na koło plastyczne... itp.) Kto kupuje? Kto potrzebuje, czyli: nauczyciel muzyki, konserwator, informatyk, dyrektor... Za czyje pieniądze? Za swoje lub „na zaliczkę” z rady rodziców. Opisany rachunek oddaje się do dyrekcji. Dyrekcja: sprawdza podpisy, wiarygodność opisu, potwierdza, że sprawdziła merytorycznie, podpisuje, robi zestawienie(tygodniowo od 10-20 pozycji), przekazuje do gminy. Panie w gminie: sprawdzają zestawienie i rachunki, odrzucają te z błędnie naliczonym VATem lub nieczytelnym NIPem, księgują, przygotowują pieniądze. Dyrekcja: idzie osobiście do gminy, kwituje odbiór pieniędzy na każdym rachunku, chowa pieniądze do torebki( średnio od 200 do 1000zł), idzie do szkoły i wypłaca wszystkim, którzy założyli pieniądze. Te błędnie wypisane daje do poprawy. Ile to zajmuje czasu? To zależy od kwot, ilości rachunków i osób. Tylko proszę nie myśleć, że ja nie wiem, jak to powinno być, że nie próbowałam tej procedury zmienić, że odpowiada mi zakładanie własnych pieniędzy na szkolne zakupy. Ale gdyby mi się to udało ucywilizować, to nie byłoby tego artykułu. Przykład IV: Remont - wymiana okien (2003) Co robi szkoła, czyli dyrekcja, sekretarka, konserwator: Określenie „frontu robót”, opis stopnia zniszczenia w celu przekonania organu prowadzącego o konieczności remontu, wstępna kalkulacja kosztów... Gmina: decyduje o przyznaniu pieniędzy na remont. Szkoła (osoby jw.): Kontakty z inspektorem nadzoru, ustalenie wszystkich szczegółów do specyfikacji, przygotowanie całej dokumentacji przetargowej, zbieranie ofert, przygotowanie i przeprowadzenie przetargu (skład komisji: sekretarka, konserwator, nauczyciel), przygotowanie i podpisanie umowy z wybranym oferentem, zawiadomienie odrzuconych oferentów, zawarcie umowy z inspektorem nadzoru. Nadzorowanie remontu, kontakty z inspektorem, kierownikiem robót. Odbiór robót, protokół, opis faktur.... Przekazanie kompletu dokumentów do pań w gminie. Księgowość: sprawdzenie poprawności rachunków, zapłacenie, zaksięgowanie. Wiem, że nie powinnam tego wszystkiego robić własnymi siłami. Ale jeśli jest się postawionym przed wyborem albo zrobię i będą nowe okna, albo nie – to cóż, zaciskam zęby, i robię to, co nie do mnie z całą pewnością należy! Przykład V: Organizacja dowozu uczniów.(Przypomnę, że jest to zadanie własne gminy) Szkoła (wicedyrektor, sekretarka): ustalenie listy uczniów, którzy mają do szkoły ponad 3km (I-IV kl.) lub 4km(V – III kl. gim). Pożądane zweryfikowanie podanej przez rodziców odległości własnym środkiem transportu. Zrobienie listy z zaznaczeniem: kto i za ile bilet na PKS, kto na prywatną linię, kto zwrot kosztów zryczałtowany, kto i za ile własnym samochodem (umowa cywilno –prawna, wysokość zwrotu kosztów uzależniona od pojemności silnika....). Zamówienie i odbiór biletów w PKSie, prywatnej firmie, rozdanie uczniom, odebranie biletów za poprzedni miesiąc. Zrobienie zestawienie, kto z uczniów dojeżdżających samochodem lub pobierających ryczałt, ile razy był w szkole. Wyliczenie, ile komu się należy. Oddanie zestawień, wyliczeń i list do gminy. Pani kasjerka w gminie: Sprawdzenie list i wyliczeń, przygotowanie kwot do wypłaty. Wicedyrektor: Odebranie pieniędzy (w torebce około 2000 zł), w szkole oddanie uczniom lub rodzicom, zwrot listy z pokwitowaniem odbioru do gminy. Ponieważ jest to zadanie, które wykonuje pani wicedyrektor, coś mogłam jeszcze po drodze opuścić, zasada jednak pozostaje bez zmian: 80% czynności związanych z organizacją dowozu wykonuje pracownik szkoły.. Do powyższych przykładów dorzucę jeszcze takie czynności jak: ü przygotowywanie dokumentów pracowniczych związanych z naliczaniem kapitału początkowego(zajęło mi to całe ferie i kilka sobót), ü przygotowywanie sprawozdań (oddzielnie dla: szkoły podstawowej, szkoły filialnej, zerówki w szkole filialnej, gimnazjum i oddzielnie czasem dla zespołu), ü kontakty z sanepidem, dozorem technicznym, Państwową Inspekcja Pracy, biurem gospodarki komunalnej (ścieki, śmieci), ochroną środowiska (wycinka drzew), firmą nadzorującą system alarmowy, nadleśnictwem, kominiarzami........., ü prowadzenie ksiąg inwentarzowych, inwentaryzacja, skontrum, ü dokonywanie zakupów: pomocy dydaktycznych, mebli, sprzętu, artykułów papierniczych, gospodarczych (rozeznanie w rynku, porównywanie cen, uzgadnianie warunków dostaw, przyjmowanie towarów, opisywanie rachunków, reklamacje). -Nad czym tu się rozwodzić- słyszę głosy wielu dyrektorów -Przecież to nasza codzienność. Szkoła duża i mała, oświata wiejska i miejska.
Tak, wiem że w wielu szkołach wiejskich większość z wymienionych tu czynności wykonuje dyrektor, który robi jeszcze za sekretarkę, czasem za palacza i konserwatora. Zdaję sobie sprawę z tego, że trudno w każdej placówce, w której uczy się setka dzieci i pracuje 15 pedagogów zatrudnić sekretarkę, kadrową i kierownika do spraw gospodarczych. Ale nasza placówka jest około 9 razy większa od typowej szkoły wiejskiej. To trzy szkoły o zróżnicowanej bazie, różnych oczekiwaniach środowiska, z inną tradycją (filia i szkoła macierzysta). To inny program profilaktyczny, wychowawczy, inny kalendarz imprez szkolnych. I problemu nie rozwiązują tu dwa stanowiska wicedyrektorów. Bowiem 900 uczniów to proporcjonalnie zwiększona potrzeba kontaktów z rodzicami, więcej problemów wychowawczych, sytuacji wymagających konsultacji z dyrektorem. Bo 80 nauczycieli to większa ilość hospitacji, analiz planów rozwoju zawodowego i innych rozmów pracowniczych. Bo przygotowanie arkusza organizacyjnego dla sześcioodziałowej placówki zajmuje mi pół dnia, ale trzech arkuszy wewnętrznie spójnych to praca dla dwu osób na trzy weekendy. Bo udział w komisjach kwalifikacyjnych i egzaminacyjnych zajmuje też więcej czasu – w minionym roku w naszej placówce 10 osób uzyskało wyższy stopień awansu zawodowego. Bo dokumentacja związana z awansem to 6 segregatorów w moim gabinecie. Po co to wyliczenie? Przecież dyrektorzy to wiedzą. Nie ukrywam, że liczę, iż mój tekst przeczytają i ci, od których zależy więcej – w skali makro i lokalnej. A ja nie mogę się przebić z argumentami przedstawionymi powyżej przez pewien stereotyp myślenia. Marzę o tym, że ilość pracowników administracyjno –obsługowych w szkołach nie będzie zależeć tylko od gminy, że zostaną tu ustalone jakieś chociażby ogólne wytyczne, standardy zatrudnienia. To nie tęsknota do centralizacji. To zmęczenie samorządowym postrzeganiem spraw oświaty przez pryzmat lokalnych dróg, oświetlenia peryferyjnych osiedli, kanalizacji w kolejnej wsi i chodnika wzdłuż wiejskiej drogi. Żeby nie było wątpliwości – to wszystko jest ważne. Rzecz w hierarchii ważności. -O co ten cały szum? Przecież szkoła ma się dobrze, nauczyciele się rozwijają, potrzeby finansowe są zaspokojone, do oświaty dokładamy – słyszę argumenty gminnej władzy. I ja z tym się zgadzam, za pieniądze na remonty jestem wdzięczna, doceniam zauważalny szacunek w naszych wzajemnych kontaktach. Ale nie znam szkoły porównywalnej wielkością z naszą placówką, w której ciężar spraw administracyjno-kadrowo-gospodarczych spoczywałby na dyrekcji i sekretarce. A to, że szkoła funkcjonuje naprawdę dobrze, jest okupione ogromnym wysiłkiem, stresem i czasem zabranym rodzinie, przyjaciołom i życiu osobistemu. I dlatego mam dość. I już nie mogę. *** A może ja nie potrafię zorganizować pracy? Może za dużo biorę na siebie? Może powinnam podzielić robotę: polonista – oceny pracy, matematyk-sprawdzanie rachunków, informatyk-arkusz organizacyjny, pedagog – inwentaryzacja, psycholog – motywowanie do pracy. A ja tylko podpisy, pieczątki. Tylko za co bym wtedy brała dodatek motywacyjny? Całe 6%? To może już nic nie zmieniać? Proszę o radę: magosianowak@poczta.onet.pl. Szczególnie będę wdzięczna za listy od dyrektorów z podobnych placówek - wiejskich zespołów szkół . A może ktoś z przedstawicieli władz samorządowych napisze, jak problem obsługi rozwiązywany jest w innych samorządach. Może ja mam za wysokie wymagania? Może powinnam to wszystko robić? Tylko kiedy i jak realizować inne zadania dyrektora szkoły? Liczę na dyskusję i pomoc w rozwiązaniu problemu. |
